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QuoteFlow privacy

QuoteFlow Privacy Policy.

How QuoteFlow handles merchant, customer and technical information when providing the quote-request workflow for Shopify stores.

Last updated: August 2, 2026

1. Overview

QuoteFlow is a Shopify application operated by MindFlash Studio. It helps merchants collect structured quote requests from product, cart and store pages, prepare and deliver offers, receive customer decisions, and create Shopify Draft Orders and payment links.

This policy explains how QuoteFlow processes information when a merchant installs or uses the app and when a customer submits or responds to a quote request.

2. Privacy roles

The Shopify merchant decides why and how customer information is collected through its store. For that information, the merchant is generally the data controller and MindFlash Studio processes the information through QuoteFlow as a service provider or processor on the merchant's behalf.

MindFlash Studio acts as a controller for limited information needed to operate QuoteFlow itself, such as merchant account and installation information, app security records, service usage, billing entitlement, support communication and legal-compliance records.

Customers should normally direct privacy requests to the merchant whose store collected their information. QuoteFlow supports merchants in responding to applicable Shopify privacy and deletion requests.

3. Information processed

Merchant and store information

  • Shopify shop domain and store identifiers.
  • App installation, authentication and session information.
  • QuoteFlow settings, storefront setup and theme-placement diagnostics.
  • Plan, entitlement and monthly request-usage information.
  • Operational actions, status history, audit records and support communications.
  • Limited app-success milestones and native Shopify review-prompt attempt records. These records are not intended to contain customer contact information.

Customer information submitted through a merchant's store

  • Contact fields enabled by the merchant, such as name, phone number, email address, city and message.
  • Product, variant, quantity, price, currency, cart and page context connected to the request.
  • Product and variant identifiers, product links and request source.

Quote and sales-workflow information

  • Request status, merchant notes and activity history.
  • Offer contents, line items, versions, discounts, shipping or custom adjustments entered by the merchant.
  • Protected offer links, customer acceptance or rejection and related timestamps.
  • Email delivery records and merchant-initiated WhatsApp workflow records.
  • Shopify Draft Order, payment-link, order and conversion references.

Technical and security information

  • Request timestamps, error and diagnostic information.
  • Authentication, access and personal-data audit records.
  • Anti-abuse, rate-limiting, duplicate-submission and idempotency records.
  • Infrastructure logs needed for reliability, security and incident investigation.

Information QuoteFlow does not require

QuoteFlow does not process payment-card numbers or customer passwords. Payments are completed through Shopify or the merchant's configured payment services. QuoteFlow does not sell personal information, build cross-store customer profiles, or use customer quote data for unrelated advertising.

4. How information is used

QuoteFlow processes information to:

  • Install, authenticate and operate the embedded Shopify app.
  • Display and submit quote-request forms selected by the merchant.
  • Show requests and customer-provided context inside Shopify Admin.
  • Prepare, version, deliver and track merchant offers.
  • Support customer acceptance or rejection of an offer.
  • Prepare merchant-initiated WhatsApp messages and send app emails where enabled.
  • Create Shopify Draft Orders and payment links after merchant action.
  • Reconcile quote outcomes with Shopify orders and payment status.
  • Apply Free and Pro plan limits and maintain billing entitlement.
  • Prevent abuse, protect accounts, troubleshoot errors and maintain service reliability.
  • Respond to support, privacy, security and legal requests.

For customer data processed on behalf of a merchant, the merchant determines the applicable legal basis. For limited information processed directly by MindFlash Studio, processing may be necessary to provide the service, meet legal obligations, protect the service and users, or pursue legitimate operational and security interests.

QuoteFlow does not make automated decisions that produce legal or similarly significant effects for customers.

5. Service providers and external platforms

Information is disclosed only as needed to operate QuoteFlow, follow merchant instructions, protect the service, or comply with law. Relevant providers and platforms include:

  • Shopify — installation, authentication, embedded administration, app proxy, billing, product and theme data, Draft Orders, orders, privacy webhooks and native app-review functionality.
  • Google Cloud — application hosting, managed database, storage, backups, logging and infrastructure security.
  • Resend — transactional email delivery when QuoteFlow email functionality is used.
  • WhatsApp / Meta — only when a merchant chooses to open WhatsApp and send a prepared message. QuoteFlow does not automatically send WhatsApp messages on the merchant's behalf.
  • Professional advisers, authorities or transaction counterparties where disclosure is reasonably necessary and legally permitted.

These providers process information under their own terms and privacy commitments. Some providers may process information outside the country where the merchant or customer is located and may rely on contractual or other legally recognized transfer safeguards.

6. Retention and deletion

QuoteFlow retains merchant settings, requests, offers, workflow history and related records while the app is installed and while the information is needed for the merchant's sales workflow, service security, support or legal obligations.

Merchants can manage requests through QuoteFlow's archive, trash, restore and deletion controls where available. QuoteFlow also handles applicable Shopify customer-data access, customer-redaction and shop-redaction requests.

When QuoteFlow is uninstalled, the app initiates deletion of the shop record, Shopify sessions and associated QuoteFlow data, including settings, quote requests, items, notes, offer workflow records and personal-data access logs, subject to limited operational, security, legal and backup retention.

Encrypted backups and platform logs can remain for a limited period until they are overwritten or expire under infrastructure-provider retention schedules. Information required to investigate abuse, resolve disputes, comply with law or protect legal rights may be retained for as long as reasonably necessary for those purposes.

7. Privacy rights and requests

Depending on applicable law, individuals may have rights to request access, correction, deletion, restriction, objection or portability of personal information and to complain to a relevant supervisory authority.

Customers should first contact the Shopify merchant that collected the quote request because the merchant controls the customer relationship and can identify the relevant store record. Merchants can then use QuoteFlow and Shopify's privacy-request mechanisms to complete the request.

Merchants and other individuals can contact MindFlash Studio at privacy@mindflashstudio.com. Additional information may be requested where reasonably necessary to verify identity, authority and the relevant Shopify store.

8. Security

QuoteFlow uses Shopify authentication, shop-scoped authorization, HTTPS/TLS, server-side secret handling, managed cloud infrastructure, access logging, abuse controls, idempotent operations and controlled production access. No internet service can guarantee absolute security, but reasonable technical and organizational measures are maintained to reduce unauthorized access, alteration, loss and misuse.

9. Cookies and tracking

QuoteFlow may use essential Shopify and application mechanisms required for authentication, security and service operation. QuoteFlow does not use customer quote information for cross-site advertising and does not add advertising pixels through its storefront extension.

10. Children

QuoteFlow is a business tool for Shopify merchants and is not designed to collect personal information directly from children. Merchants are responsible for configuring and using their stores in accordance with laws applicable to their customers.

11. Changes to this policy

This policy may be updated when QuoteFlow's functionality, providers or legal obligations change. The current version and effective date will remain available at this URL.

12. Contact

MindFlash Studio
Operator of QuoteFlow
privacy@mindflashstudio.com

This policy applies specifically to QuoteFlow. The general privacy policy for the MindFlash Studio website is available at mindflashstudio.com/privacy/.
Privacidad de QuoteFlow

Política de privacidad de QuoteFlow.

Cómo gestiona QuoteFlow la información del comercio, del cliente y la información técnica al ofrecer el flujo de solicitudes de presupuesto para tiendas Shopify.

Última actualización: 2 de agosto de 2026

1. Resumen

QuoteFlow es una aplicación para Shopify operada por MindFlash Studio. Ayuda a los comercios a recopilar solicitudes de presupuesto estructuradas desde páginas de producto, carrito y otras páginas de la tienda, preparar y enviar ofertas, recibir la decisión del cliente y crear pedidos preliminares de Shopify y enlaces de pago.

Esta política explica cómo trata QuoteFlow la información cuando un comercio instala o utiliza la aplicación y cuando un cliente envía una solicitud de presupuesto o responde a ella.

2. Funciones en materia de privacidad

El comercio de Shopify decide por qué y cómo se recopila la información de los clientes a través de su tienda. Respecto de esa información, el comercio es, por regla general, el responsable del tratamiento, y MindFlash Studio trata la información mediante QuoteFlow como proveedor de servicios o encargado del tratamiento por cuenta del comercio.

MindFlash Studio actúa como responsable del tratamiento respecto de la información limitada necesaria para operar QuoteFlow, como la información de la cuenta y la instalación del comercio, los registros de seguridad de la aplicación, el uso del servicio, los derechos de facturación, las comunicaciones de soporte y los registros de cumplimiento normativo.

Normalmente, los clientes deben dirigir sus solicitudes de privacidad al comercio cuya tienda recopiló su información. QuoteFlow ayuda a los comercios a responder a las solicitudes de privacidad y eliminación aplicables de Shopify.

3. Información tratada

Información del comercio y de la tienda

  • Dominio de la tienda Shopify e identificadores de la tienda.
  • Información de instalación, autenticación y sesión de la aplicación.
  • Configuración de QuoteFlow, configuración de la tienda online y diagnósticos de colocación en el tema.
  • Información sobre el plan, los derechos de uso y el consumo mensual de solicitudes.
  • Acciones operativas, historial de estados, registros de auditoría y comunicaciones de soporte.
  • Hitos limitados de éxito de la aplicación y registros de intentos de solicitud de reseña nativa de Shopify. Estos registros no están destinados a contener información de contacto de clientes.

Información del cliente enviada a través de la tienda de un comercio

  • Campos de contacto habilitados por el comercio, como nombre, teléfono, correo electrónico, ciudad y mensaje.
  • Producto, variante, cantidad, precio, moneda y contexto del carrito o de la página relacionado con la solicitud.
  • Identificadores de productos y variantes, enlaces de producto y origen de la solicitud.

Información del presupuesto y del flujo comercial

  • Estado de la solicitud, notas del comercio e historial de actividad.
  • Contenido de la oferta, partidas, versiones, descuentos, envío o ajustes personalizados introducidos por el comercio.
  • Enlaces protegidos de la oferta, aceptación o rechazo del cliente y marcas de tiempo relacionadas.
  • Registros de entrega de correos electrónicos y registros del flujo de WhatsApp iniciado por el comercio.
  • Referencias a pedidos preliminares de Shopify, enlaces de pago, pedidos y conversiones.

Información técnica y de seguridad

  • Marcas de tiempo de las solicitudes e información sobre errores y diagnósticos.
  • Registros de autenticación, acceso y auditoría de datos personales.
  • Registros contra abusos, limitación de solicitudes, envíos duplicados e idempotencia.
  • Registros de infraestructura necesarios para la fiabilidad, la seguridad y la investigación de incidentes.

Información que QuoteFlow no necesita

QuoteFlow no trata números de tarjetas de pago ni contraseñas de clientes. Los pagos se completan mediante Shopify o los servicios de pago configurados por el comercio. QuoteFlow no vende información personal, no crea perfiles de clientes entre distintas tiendas y no utiliza los datos de las solicitudes de presupuesto para publicidad ajena al servicio.

4. Cómo se utiliza la información

QuoteFlow trata la información para:

  • Instalar, autenticar y operar la aplicación integrada en Shopify.
  • Mostrar y enviar los formularios de solicitud de presupuesto seleccionados por el comercio.
  • Mostrar las solicitudes y el contexto proporcionado por el cliente dentro del panel de administración de Shopify.
  • Preparar, versionar, enviar y realizar el seguimiento de las ofertas del comercio.
  • Permitir que el cliente acepte o rechace una oferta.
  • Preparar mensajes de WhatsApp iniciados por el comercio y enviar correos electrónicos de la aplicación cuando estén habilitados.
  • Crear pedidos preliminares de Shopify y enlaces de pago tras una acción del comercio.
  • Relacionar el resultado del presupuesto con los pedidos de Shopify y su estado de pago.
  • Aplicar los límites de los planes Free y Pro y mantener los derechos de facturación.
  • Prevenir abusos, proteger cuentas, resolver errores y mantener la fiabilidad del servicio.
  • Responder a solicitudes de soporte, privacidad, seguridad y asuntos legales.

Respecto de los datos de clientes tratados por cuenta de un comercio, el comercio determina la base jurídica aplicable. Respecto de la información limitada tratada directamente por MindFlash Studio, el tratamiento puede ser necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales, proteger el servicio y a sus usuarios, o perseguir intereses operativos y de seguridad legítimos.

QuoteFlow no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o efectos de importancia similar para los clientes.

5. Proveedores de servicios y plataformas externas

La información solo se comunica cuando es necesario para operar QuoteFlow, seguir las instrucciones del comercio, proteger el servicio o cumplir la ley. Entre los proveedores y plataformas relevantes se incluyen:

  • Shopify — instalación, autenticación, administración integrada, proxy de la aplicación, facturación, datos de productos y temas, pedidos preliminares, pedidos, webhooks de privacidad y funcionalidad nativa para solicitar reseñas de la aplicación.
  • Google Cloud — alojamiento de la aplicación, base de datos gestionada, almacenamiento, copias de seguridad, registros y seguridad de la infraestructura.
  • Resend — entrega de correos electrónicos transaccionales cuando se utiliza la funcionalidad de correo electrónico de QuoteFlow.
  • WhatsApp / Meta — únicamente cuando un comercio decide abrir WhatsApp y enviar un mensaje preparado. QuoteFlow no envía automáticamente mensajes de WhatsApp en nombre del comercio.
  • Asesores profesionales, autoridades o contrapartes de una operación cuando la comunicación sea razonablemente necesaria y esté legalmente permitida.

Estos proveedores tratan información conforme a sus propias condiciones y compromisos de privacidad. Algunos proveedores pueden tratar información fuera del país donde se encuentra el comercio o el cliente y pueden apoyarse en garantías contractuales u otros mecanismos de transferencia reconocidos legalmente.

6. Conservación y eliminación

QuoteFlow conserva la configuración del comercio, las solicitudes, las ofertas, el historial del flujo de trabajo y los registros relacionados mientras la aplicación está instalada y mientras la información sea necesaria para el proceso comercial del comercio, la seguridad del servicio, el soporte o el cumplimiento de obligaciones legales.

Los comercios pueden gestionar las solicitudes mediante las funciones de archivar, papelera, restaurar y eliminar de QuoteFlow, cuando estén disponibles. QuoteFlow también atiende las solicitudes aplicables de acceso a datos de clientes, eliminación de datos de clientes y eliminación de datos de la tienda de Shopify.

Cuando se desinstala QuoteFlow, la aplicación inicia la eliminación del registro de la tienda, las sesiones de Shopify y los datos asociados de QuoteFlow, incluida la configuración, las solicitudes de presupuesto, los artículos, las notas, los registros del flujo de ofertas y los registros de acceso a datos personales, salvo la conservación limitada necesaria por motivos operativos, de seguridad, legales o de copias de seguridad.

Las copias de seguridad cifradas y los registros de la plataforma pueden permanecer durante un periodo limitado hasta que sean sobrescritos o caduquen conforme a los plazos de conservación de los proveedores de infraestructura. La información necesaria para investigar abusos, resolver disputas, cumplir la ley o proteger derechos legales puede conservarse durante el tiempo razonablemente necesario para esos fines.

7. Derechos y solicitudes de privacidad

Según la legislación aplicable, las personas pueden tener derecho a solicitar el acceso, la rectificación, la eliminación, la limitación, la oposición o la portabilidad de su información personal, así como a presentar una reclamación ante la autoridad de control correspondiente.

Los clientes deben contactar primero con el comercio de Shopify que recopiló la solicitud de presupuesto, porque el comercio controla la relación con el cliente y puede identificar el registro correspondiente de la tienda. A continuación, el comercio puede utilizar QuoteFlow y los mecanismos de solicitudes de privacidad de Shopify para completar la solicitud.

Los comercios y otras personas pueden contactar con MindFlash Studio en privacy@mindflashstudio.com. Podrá solicitarse información adicional cuando sea razonablemente necesaria para verificar la identidad, la representación y la tienda Shopify correspondiente.

8. Seguridad

QuoteFlow utiliza la autenticación de Shopify, autorización limitada a cada tienda, HTTPS/TLS, gestión de secretos en el servidor, infraestructura cloud gestionada, registros de acceso, controles contra abusos, operaciones idempotentes y acceso controlado a producción. Ningún servicio de internet puede garantizar una seguridad absoluta, pero se mantienen medidas técnicas y organizativas razonables para reducir los accesos no autorizados, las alteraciones, las pérdidas y los usos indebidos.

9. Cookies y seguimiento

QuoteFlow puede utilizar mecanismos esenciales de Shopify y de la aplicación necesarios para la autenticación, la seguridad y el funcionamiento del servicio. QuoteFlow no utiliza la información de las solicitudes de presupuesto de los clientes para publicidad entre sitios y no añade píxeles publicitarios mediante su extensión para la tienda online.

10. Menores

QuoteFlow es una herramienta empresarial para comercios de Shopify y no está diseñada para recopilar directamente información personal de menores. Los comercios son responsables de configurar y utilizar sus tiendas conforme a las leyes aplicables a sus clientes.

11. Cambios en esta política

Esta política puede actualizarse cuando cambien las funciones de QuoteFlow, sus proveedores o las obligaciones legales. La versión vigente y su fecha de entrada en vigor permanecerán disponibles en esta URL.

12. Contacto

MindFlash Studio
Operador de QuoteFlow
privacy@mindflashstudio.com

Esta política se aplica específicamente a QuoteFlow. La política general de privacidad del sitio web de MindFlash Studio está disponible en mindflashstudio.com/privacy/.